Aufzeichnungspflicht in der Praxis

Theorie ist immer schön und fein.

Bewähren muss sich ein Programm in der Praxis, im tatsächlichen, im täglichen Arbeitsablauf.

Deshalb unten der konkrete  Ablauf der Aufzeichnung, Versendung und der Auswertung von Arbeitszeiten bei Minijobbern und die „mundgerechte“ Bereitstellung der Informationen für Prüfer jedweder Schattierung (Zoll/Sozialversicherung).

Keine Sorge: Es geht alles auch mit der Zettelmethode. Wie? Hier klicken!

Moderner geht´ s mit der App des Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Alle Schritte sind einfach. App und Arbeitszeitprogramm sind praktisch selbsterklärend. Die Erstellung von Sortierregeln im Mailprogramm ist ebenfalls recht einfach ( z. B. Outlook 2007: Eine eingegangene Mail markieren, dann rechte Maustaste klicken: „Regel erstellen ..“ wird sichtbar.) Ansonsten hilft  sicher der EDV-Betreuer.

Gehe zu

____________________________________________________________________________

1. Die Feststellung und Verarbeitung der Arbeitszeiten

1.1 Die Zettelmethode

Heute allgemein üblich sind Stundenzettel. Der Minijobber bzw. der Arbeitgeber schreibt die  stundenzettelArbeitszeit auf. Per Hand mit Bleistift o.ä.  Zeitnah. Die Zettel sind immer up-to-date. Die Buchhaltung ist total zufrieden, weil alles reibungslos klappt.  Oder vielleicht doch nicht? Fertig? Nein, die Zettel müssen selbstverständlich archiviert,  sprich abgelegt werden. Gescannt oder – meistens – in Ordnern. Kommt der Zoll und will sie sehen,  wird alles herausgekramt.

Ist die Zettelmethode schön, ist sie modern, ist das Verfahren wirklich sinnvoll?  .

Nein, aber es geht.  Mit den Zetteln kann selbstverständlich auch unser Arbeitszeitkonto geführt werden. Einfach nur die Zeiten übertragen und sehen, wie sich was auswirkt.

Die typischen Prüfungsfallen werden erkannt und beseitigt.

Oft wird sich die Zettelmethode nicht vermeiden lassen. Aber:

Dank der Tools des Arbeitszeitkontos Minijob wird auch die Zettelmethode übersichtlich!

Ganz wichtig:

Zettel müssen nach Übertragung nicht aufgehoben werden!

Es muss nichts unterschrieben werden!

Zurück

1.2 Moderner: Die Zeiterfassungs – App …

… des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. 

Zur Downloadseite der App: Auf Bild klicken

Mit dieser App kann der Minijobber in nicht mal zwei Minuten pro Arbeitstag seine Arbeitszeit speichern. Am Ende seiner Arbeitswoche sendet er die Aufzeichnungen per Mail an seinen Arbeitgeber bzw. die Buchhaltung, je nachdem, welche Stelle die Daten weiterverarbeitet. Selbstverständlich ist die entsprechende Mail-Adresse in der App gespeichert. Für den Versand reicht ein Fingertipp.

Zurück

1.3 Die Verarbeitung der Zeiten durch die Buchhaltung

Die per App erfassten Zeiten kommen bei der Buchhaltung/dem Arbeitgeber zunächst unsortiert an.

outlook-firma-muster
Im E-Mailprogramm festgelegte Regeln steuern die Sortierung automatisch.

Die Einrichtung der Arbeitszeitkonten für die einzelnen Minijobber muss ebenfalls noch vorgenommen werden. Hier die einzelnen Schritte der Vorbereitung:

  • Im „Betreff“ der App muss der Minijobber eindeutig bezeichnet werden, z. B. Name Vorname,Geburtstag oder Name plus  Personalnummer.
  •  Im E-Mailprogramm festgelegte Regeln steuern die Sortierung automatisch:
  • Im E-Mailprogramm des Empfängers 1, das ist allermeistens die Buchhaltung – egal ob außerhalb (selbständige Buchhaltung oder Steuerberater) oder direkt in der Firma angesiedelt – werden Regeln unter Verwendung der eindeutigen Bezeichnung der Minijobber im Betreff der App Minijobber eingerichtet, die die Minijobber automatisch den ihnen entsprechenden Ordnern zugeordnet. In diesen personenbezogenen Ordnern werden jeweils alle für eine Prüfung relevanten Dokumente und Daten abgelegt. Dazu später mehr.  Alle Mails mit den erfassten Zeiten z. B. von Minijobber 1 laufen danach automatisch in den Ordner Minijobber 1 .
  • Einmalige Vorbereitung für alle Minijobber der Firma: Das für Minijobber 1 vorgesehene Tool (TARIF oder VARIOPLUS)  muss geöffnet, die Makros müssen aktiviert werden. Die Daten des Minijobbers 1 werden angelegt.  Mit „Speichern unter (z. B. Name des Minijobbers) …“ wird das Tool dem Minijobber eindeutig zugeordnet. Dann wird es per E-Mail – im Betreff
    Die mit der App verschickte Mail beim Empfänger

    muss die eindeutige Bezeichnung des Minijobbers stehen – in den zuvor angelegten Ordner Minijobber 1 geschickt.

  • Wenn die erste Mail mit den erfassten Zeiten von Minijobber 1 die mit der App verschickte Mail beim Empfänger eintrifft, wird das Tool für Minijobber 1 vom Bearbeiter/der Bearbeiterin geöffnet. Die Zeiten werden eingetragen. Speichern. Fertig.
  • Das Eintragen per Hand in das Tool des Arbeitszeitkontos Minijob  hat den Vorteil, dass sofort eingeschätzt werden kann, wie oft und wie lange der jeweilige Minijobber noch eingesetzt werden kann, wieviel Urlaub noch offen ist usw..
  • Das aktuell von Empfänger 1 bearbeitete Arbeitszeitkonto Minijobber 1 wird Empfänger 2 zugesandt. Das ist gleichzeitig die Sicherung des Arbeitszeitkontos.
  • Ist der Arbeitgeber Empfänger 1 werden die aktuellen Arbeitszeitkonten in aller Regel zu Steuerberater, zur selbständigen Buchhaltung geschickt. So sind alle Empfänger immer up-to-date.

Zurück

2.0 Die monatliche Eingabemaske

Vergrößern: Hier klicken

Nur die hellblauen Felder müssen ggf. ausgefüllt werden. Das ist nicht mehr als auch handschriftlich aufgezeichnet werden muss.

Laden Sie das Programm kostenlos  herunter:  

Zur Downloadseite: Hier klicken

Zurück

3.0  Die Prüfung kann kommen?

Schon, alles ist Tipp-Topp in Ordnung, aber besser wäre zusätzlich folgende Vorbereitung:

  • In den E-Mailordner des jeweiligen Minijobbers, sollte immer der aktuelle Arbeitsvertrag bzw. der Nachweis abgelegt werden. Diese Dokumente werden vom Zoll in jedem Fall verlangt. Sie bilden die Grundlage der Prüfung. Langes Rumsuchen und Warten auf die Dokumente, aus verschiedenen Ordnern Papier zusammenklauben entfällt. Das gefällt dem Prüfer.

Der Versand der Daten durch den Minijobber sollte immer einmal pro Woche, zum Ende der Arbeitswoche des Minijobbers erfolgen. In der folgenden Kalenderwoche können die Arbeitszeiten vom Buchaltungspersonal mit Ruhe in das Arbeitszeitkonto übertragen werden. Die festgestellten Zeiten liegen  bereits  mit der Mail vor, so dass die 7-Tagesfrist immer gewahrt bleibt.

Beispiel:  Arbeitstage des Minijobbers Montag, Mittwoch und Sonntag jeweils 2 Stunden. Versand der Daten Sonntag nach Arbeitsende mit der App. Die Daten liegen in diesem Fall  – den Arbeitsbeginn Montag betreffend – 7 Tage nach diesem Montag aufgezeichnet der Buchhaltung/dem Arbeitgeber vor. Die Übertragung der Zeiten  in das Arbeitszeitkonto kann im Verlauf der Woche erfolgen. Die Buchhaltung erkennt beim Eintrag der Zeiten, ob alles im grünen Bereich ist, oder ob Handlungsbedarf seitens des Arbeitgebers besteht, damit z. B. der Minijobstatus eines Minijobbers  nicht verloren geht. Auch Probleme bzgl. der Einhaltung des Mindestlohnes werden sofort erkannt. Der Minijobeinsatz kann entsprechend gesteuert werden. Der Eintrag der Zeiten ist  denbar einfach.

Übertragen. Fertig.

Zurück

Nächste Woche auf ein Neues.

So einfach geht  Aufzeichnungspflicht.